信息化后,财务人员工作量不降反增?如何破解?

大家知道，非接触式办公是现在大力提倡的，也是管理者具备管理嗅觉的一种体现。现在全球各个国家，都被疫情搞的焦头烂额。我们前阵子已经搞定了国内的疫情。也同时更倒逼出了一种新的生活或者是工作模式：就是非接触式。大家现在都在想：怎么做到不用见面就把事情给办了。——吃东西要叫外卖，开会都要视频，春天看花也是云赏花。答案很简单。就是借助网络，借助信息化。

但是对于财务报销的信息化来说：

1、从面对面 →达到 实现信息化不用见面；有一段路要走；

2、从不用见面→达到 真正解放劳动力；还有一段路要走。

实际上，这里面还是有区别的。

大家都在提财务信息化。一般理解信息化会解放劳动力。但大家发现没有，很多企业，很多财务，都使用金蝶、用友等等这些报销软件，当然算是信息化了。但是为什么财务还一直在喊累呢？

两个原因：一个是：这些软件，没有解决或者没有彻底解决一个非接触式的问题。用了这些软件，最终还要面对面搞来搞去，还要“人盯人”，才能完成工作。我称之为：传统信息化。

还有一种情况，就是企业有财务共享中心，实现了网上报销，实现了全员报支，但财务还喊累。原因是：虽然企业解决了一个非接触式的问题，但是没有根本解决报销单据审核的问题，还是靠人为审核判断，还要收单、粘帖，还要“人盯人”。

也就是说：不用见面的效果是有了，但活还是那么多活。活并没有减少多少。企业财务没有完成一个创新性的费用报销改革。

绑架财务人员的是“人盯人”和费用报销单据

我自己感觉：其根本原因是没有从根本上解决：摆脱“费用报销单据对财务人员的绑架”问题。使得报销费用仍然存在不确定性。

为什么很多报销财务都喊累，就是因为报销单据需要审核，需要收集，需要做账，需要粘贴。就是这么简单的道理。

怎么摆脱费用报销单据？也就是怎么实现报销单据从1变为0的这样一个切换？

怎么通过专业软件平台来实现这样一个转换、和摆脱？怎么让财务人员工作不累。是我这次交流的主题。

这里面的核心，就是财务和人打交道。刚才也说了：有人的地方，就有江湖。——比如报销，报销的原始数据，附件、依据，发票，是不是都是“向”业务部门要的。跟人打交道是比较难的地方，因为有不确定性。——这也是为什么管理“好一点”的企业会搞不用见面的报销，搞一体化报销信息系统。但问题是财务人员还要审核，还要把关。还是很累。——比如有的高管、领导经常过度职务消费，带头破坏制度，造成费用失控。

董明珠刚上任当格力电器总经理时，就开始抓成本，抓费用。人人都说董明珠回来以后，搞的什么自由都没有了。董明珠在一次论坛上面，介绍企业管理经验。

她说了一个现象：就是以前格力电器发展的时候，经常要请客吃饭。只要是下班以后到饭店去吃饭，在每一家饭店都可以看到格力的人。她说：我一看不对劲。就订了一个规矩，你来客人，请客吃饭是肯定要招待的。但是往往招待的，不是招待别人，而是格力员工自己吃。第二天就说请客了。回来报销。怎么解决这个问题呢？

于是董明珠就建立了会客单制度。你今天来了人吃饭必须要填单子。填完单子，然后在部门做记录，最后才能报销。如果你今天请了客，明天来申报人数，或者后天来申报人数。就不给报销了。

各位想一想，这个方法好不好？当然是可以控制住，但是需要靠人盯人，是被动的，每次你要人为判断。而且，靠人盯人得到的信源（信息的来源）得来不易，为什么？财务人员要追着问。比如：什么事情吃饭，在哪里吃饭，请了谁吃饭，几个人吃饭，吃了多少钱，发票开没开。跟挤牙膏一样的，多累！

“人盯人”转换为“软件盯人”就是报销的创新改革

再超前一点的企业，干脆不用干活了，把跟人打交道的“活儿”，比如费用报销，打包给专业信息化软件平台去完成。这样，即打破了和人打交道的桎梏，又不用干报销的活了，还没有风险，这样多好！这个我认为可以说是财务的一项重大的改革举措，是一种财务模式创新。

所以我说的即使是不用见面，其实也是分两种的：一种是财务人员工作量没怎么减少。一种是根本不需要财务人员干什么，从1到0的一个转变。由原来的还要人盯人，变为了专业信息化平台“软件盯人”。这就是“非接触式的创新报销改革”。

政府机关2020年都开始用“软件盯人”了，企业还在“人盯人”？

本次疫情所呼吁的不用见面的办税，都已经成为现实，而且实现了“软件盯人”。例如：使用新版电子税务局对纳税人而言，无须再跑办税服务厅，通过电子税务局就能完成线上纳税申报、发票代开、发票领用、优惠备案等事项，凭证可以保存、打印，发票也可以邮寄领取。。。都是倒逼的结果。

这里的“软件盯人”所指的app并不是税局自己开发的软件，而是找软件公司根据自身要求开发。

创新破解的可选之道

对于财务来说，大量的工作就是收票、审票、然后去检查这些票是不是合格，最后还要粘贴票据。这一块简单重复劳动的工作量比较大。

企业使用专业报销和支付软件创新平台，让软件平台作为企业钱包。来担负企业商务卡功能，企业员工在软件平台上消费（餐饮、出差机票酒店、会议、办公用品消费等等，这里暂且称最终商家为“费用对方”），软件平台和费用对方发生关系，而不是企业零星跟费用对方发生关系，最后软件平台给你企业开一张大发票。

这样，原来企业有很多票，就集合到这一张票上。也就是软件平台开的这张票上。这样，对于财务人员来说，工作量大大降低。收票、审票、检查、粘贴都没有了，可以说是从1变为0

以前财务部门可能会设立2个或者2个以上报销岗位。用了软件平台以后。1个岗位就够了，而且这1个岗位，也只是兼职用一小部分时间做这个事情。

而且，全国各地就不会再出现快递这种发票行为，自然，也不会出现丢票现象。财务部门也不需要无时无刻的给大家解释：这个票据怎么去粘贴？要怎么去归类？也不用去回答跟发票任何相关的问题了。

现在就很简化，每月就一笔过来，以后核对一下账单。进行支付就完事了！这就是财务部门得到的最大的一个收益。

软件平台还可以进行分析支持管理决策，怎么支持决策呢？举个例子：比如说原先三个售后人员。通过软件平台的记录，可以看到。这三个售后人员一个月出差20天，还有10天是没有出差，是去某个地方维护工作或者是拜访工作。那我们就会考虑出差上面，建议改成2个人用20天，这样就可以增加效率，减少支出成本，这也是通过分析：“软件平台记录”带来的优势。

软件平台的商务卡功能，还可以实现费用的事前、事中、事后管控（即：引入预算管理和审批→消费进行时过程控制→最后秋后算账分析），防止费用舞弊，防止高管过度消费和破坏制度。这一点上，效果异常明显。这里不再赘述。

本文非广告，系作者作为软件公司顾问期间的所感所想。并非利益驱使，而是有感而发，提供财务管理者一种创新思维，仅此而已。