如何给企业建账及整理旧账
企业在创业初期,生存是第一目标,企业首要任务是把自己的产品或服务卖出去,只有在市场中找到立足点,才能使企业活下来,此时老板只顾着把业务做起来,一般情况是不重视财务的,甚至老板自己兼了部分简单的收支记账及往来对账工作,即使做账,也是简单处理,或直接外包给财务公司或代理记账公司。
但是总会有企业会成长,而且随着企业的经营规模越来越大,对经营管理要求就变得越来越高,同时企业由于经营的需要,必然要融资,因此企业就开始觉得财务对于经营很重要,必然慢慢重视财务管理。
最近几年给好多家公司建账及整理账目,这些公司有的因为需要融资,而投资方或放贷方需要做尽职调查,需要提供经营数据和财务报表,这些企业各方面的管理都不健全,账目不清,不得已追溯整理至少近两年甚至五年内的账务及经营数据、财务报表;还有一些公司建账及整理旧账的是因为管理及经营决策的需要。
1、这里讲的建账,指的是账目不全,已经在经营的公司,新公司建账因为比较简单,在这里就忽略不讨论了。
对账目不全的公司初次建账,建议最好在当年的1月初建账,如果做不到也要调整数据到年初数。建账前提是确定期初数,首先要盘点及核实所有的资产负债及所有者权益。资产包括货币资金,应收往来账款、存货、固定资产、其他资产等,能以实盘的资产,直接以盘存数为准,往来账目则需与债务人进行核实,负债部分与债权人核实,所有者权益部分与投资人核实,调整后的差额部分则转入以前年度损益调整,再转入未分配利润。整个过程工作量大,需要相关人员确认,涉及很多的沟通环节。
期初数一经确定,就不能再更改,后续就可以设置相关业务的科目进行账务处理了。
2、怎样的企业要在经营之后整理账目呢?以我之前亲身的经历做举例。
之前我整理过某服务行业的公司(以下称A公司)旧账为例,A公司是当初由老板收购成为大股东,老板当初也带了自己公司的财务,到现场直接进行交接建账,然后转交给新聘用的财务会计,经过一段时间,老板对新聘用的会计并不满意,觉得聘用的会计不了解业务,做的账务及报表老板看不懂,最终还是换了,由我接替此工作,我本来是做财务分析的,就变成了既做会计核算又要做财务分析。
因为我每月都要出报表及对比数据,发现每月系统导出销售数据与客户实际对账的数据总是有差异,而账务处理并没有作调整处理,问及负责对账及销账的的同事,才知道暂不作调整,如此日积月累,出现了账实差异很大的现象。
但这样的情形是不可持续的,而且A公司现金流一直紧缺,不得已老板只好想办法找新的投资人进行转让,有意向的投资人派第三方审计机构对A公司进行尽职调查,最终还是必须以实际的业务进行调账,也就是追溯到最近三年的账务进行全面合规合法整理。
整理A公司的账务工作量非常大,因前面的财务有错账、有账实不符的现象,审计机构要求我们将所有的账目调整至与盘点数核实数一致为止,差额部分直接结转坏账及往年亏损。并且每一项调整都必须有依据,并作解释。
虽然最后股权已经转让了,但是后续还是有不少问题,造成这些问题的原因,当然与财务人员关系不大,与各方之间的利益博弈有关,经历过一次这样的事件后,就会知道哪里有坑,应该如何防范股权转让带来风险。