函证程序的实务应用--发函前的准备

编者按：函证程序是审计的基本程序之一，也是最常见的程序之一，但也是最容易出现问题的程序之一，所以有必要拿出来与小伙伴们一起分享一些感悟和心得。此处分享的还是传统意义上的收发函过程，不包括一些函证中心。

我们先从发函前的准备开始，通过我的一些个人经验，发函前的准备应该在预审阶段就要开始了，因为一般做收发函的小伙伴基本上是新人，或许是实习生，所以需要给他们做一个培训，让其了解函证程序的前世今生，以及历史上曾出现过的一些问题，让其了解到函证的目的，以及重要性。这里可以让小伙伴们模拟操作一下，说说自己的理解，让每个参与函证工作的小伙伴都有深刻的理解，这样在实际操作中可以少犯一些错误。

那么，我们来一起分享下发函前具体要做些什么呢？

第一，做好发函的工具，函证控制表，函证模板，函证要求说明和操作指引等等，这些都是经理需要做的事情。先说说函证控制表，包括函证一些基本信息，函证科目，金额，时点，函证的联系方式，函证时间，发函快递信息，回函快递信息，企业提供地址与注册地址比对，回函地址与发函地址比对，互联网查询公司情况等等。做好函证控制表是很关键的，尤其是需要核实的信息一定要做好，这样可以在发函前就能识别出一些风险来，比如发函的地址与企业提供的地址不一致；互联网查询不到该公司等等；或者可能存在某些潜在关联方等等。再说说函证模板，函证一期、二期还是多期，看项目而定，如果仅仅是年审，我们仅函证一期数据就可以了；又如函证可以函证往来款余额，还可以函证发生额，甚至函证合同条款，这也需要根据项目特点而定，所以好多函证模板也是非常需要用心来设计的；大多数我们都是利用VBA编程来做函证模板，所以平时小伙伴们有兴趣应该都学一些。函证要求说明和操作指引，是经理按准则要求来写的具体的说明和实施步骤，这里规定了发函只能从事务所发走，而不能让企业发函或在现场发函，回函也必须要回函至事务所，也不能由被审计单位代收等等，因为这里说白了就是考验回函的可靠性问题，所以经理制定的要求和操作指引，一定要按准则的规定做，而且要通俗易懂，具有可操作性，让小伙伴们看后就知道怎么干。

第二，获取发函信息，核实信息真实性和准确性。在发函前，我们务必要核实发函信息，为什么呢？因为很有可能被审计单位给你的函证信息是没有更新的（内控不到位，不及时更新客户和供应商信息），是有问题的（基于某种目的的舞弊）等等，所以我们需要核实，核实的方法包括案头核实，包括与企业的相关合同、发票等核实；互联网核实，包括百度搜索等；电话核实，包括电话访谈；甚至实地考察核实等等，这些核实手段可以结合在一起使用，比如被审计单位给我们应收账款的信息，我们可以拿到该应收账款的合同，合同中一般会有该企业的一些信息，比如注册地址，开户行，电话等等，我们可以跟合同信息核实；我们获取相关电话后，比如从发票、合同上获取的，电话核实；也可以根据互联网搜索后核实；也可以实地考察，比如是审计商场，到商场的租户实地看看问询也可以。条条大路通罗马，只要核实目的能达到就可以，一句话真实、可靠就行。

第三，核实好函证数据和基本信息。包括函证的时点、函证的科目、金额、收件人的电话，姓名，回函地址、单位等等，我们曾经出现过年审，函证中期的数据，函证金额搞错的情况等等低级失误，这些惨痛的教训告诉我们，一定要认真对待，做好发函前的准备，不要弄错一个细节，否则都是毁灭性的。

第四，打电话核实信息的技巧。通过打电话核实是目前最快，也是非常方便的手段，但打电话时要注意的事情还是很多的，我们应该先做好准备，就是接通后如何尽快让对方了解我们的目的，并且让其理解我们的来意，让其认真对待函证这件事情，那就需要统一一下口径，如果你上来就说是一个会计师事务所的，很可能就被挂断了。所以我们常常先说我们是某个企业的，然后再说是这个企业委托我们做审计，然后给您发个函证对个账核实一下，然后再把我们的一些要求（回函回复到事务所等）和需要核实的信息（公司全称和联系地址等是否准确）跟其了解一下，无误后或有误修改后挂机即可。然后将此电话记录截图，做好备份，并做好函证控制表的记录即可。客户和供应商天南地北，哪里都有，所以说话沟通要有技巧，要热情，要主动，相信锻炼过N次以后，你的沟通能力也会增加不少。

第五，发函前准备好小纸条。什么小纸条呢？就是一旦客户或供应商接收到我们的函证后，想要跟企业核实一下信息时，有些不明白的人会直接给审计人员打电话，但实际对账应该找的是企业财务人员，所以我们常常会在发函前准备一个小纸条，让其了解想要对账可以找企业的专职财务人员。

第六，发函前，准备好跟快递小哥的对接工作。目前，快递公司都支持批量打印快递单，所以我们可以提前跟小哥联系好，前面的核实工作做好后，就开始打印快递单，检查无误后，将函证和小纸条放进去就可以发函了。注意临近春节部分快递公司和部分地区可能不支持快递了，发函还请趁早发。

发函前的准备工作实际还有很多，我们一起查缺补漏，如有其他的我们在一起总结和回顾。小伙伴们一起努力，加油！